Palabras del Gerente General

 

I. Introducción

• Soy Martin Pacheco, Gerente General de la empresa DERIVADOS DEL CARBON EIRL, la misma que se dedica a la distribución y comercialización del Carbón, que actualmente tiene muchos procesos manuales y no tiene sistemas operacionales para el almacenamiento y transformación de su información, entonces se requiere hacer un diagnóstico para encontrar las oportunidades de mejoras y ver cuál de ellas se debe ejecutar, en principio se ve que la más urgente es un ERP.
• El objetivo de este comunicado es comentarles sobre la experiencia de la implementación de un ERP para mi empresa DERIVADOS DEL CARBON EIRL, la cual contó con un cofinanciamiento del Programa de ProInnovate del estado peruano.
• En si nos decidimos a participar puesto que se tenían muchos ¨huecos¨ en la operación y poco control sobre si teníamos como atender a los clientes con poca visibilidad de nuestros stocks mínimos, presupuestos, etc.
• Esta implementación es super importante para nuestra organización debido a que nos permite llevar a un paso a adelante a la empresa, en función a:
  • La digitalización de nuestros procesos.
  • Poder tener un repositorio de información para almacenar la documentación administrativa en lo mayor posible y evitar el uso e impresión de documentos físicos, cuidando el medio ambiente.
  • Optimización de nuestras actividades, poder tener un sistema integrado que nos ayude a controlar nuestros procesos y tener la información a tiempo para la toma de decisiones.
• En líneas generales del proyecto:

• • Objetivo del Proyecto: Implementar un sistema ERP para mejorar la eficiencia operativa y la integración de procesos.
  • Duración del Proyecto: Desde el 08 de julio del 2024 hasta el 20 de febrero del 2025
  • Alcance del Proyecto: Implementar el ERP ODDO a través de todos sus procesos productivos y financieros para la empresa Derivados Carbón.

II. Contexto y fundamentos teóricos

• El sistema a implementar es un ERP que cubre todos los procesos administrativos, productivos y contables de la empresa. El principal beneficio es la digitalización de nuestros procesos y el tener la información de manera integrada.
• Se desarrolló bajo las metodologías agiles de implementación de sistemas, de esta forma poder tener entregables en un corto plazo que sean utilizables.

Palabras de la líder usuaria del Proyecto:

III. Metodología de implementación

• Se siguieron los siguientes procesos para implementar el sistema:
  1. Se hizo un diagnóstico digital de la situación de la empresa, con lo cual se supo cuales era las capacidades que debíamos atacar, saliendo que la necesidad más urgente era el poder contar con un ERP para la integración, digitalización y control de nuestros procesos.
  2. Luego se tuvo la fase de implementación que con la ayuda de B/R consultores logramos ejecutar, siguiente las siguientes etapas para cada entregable: definición del alcance de la solución, diseño de la solución, configuración de la solución, pruebas de la solución, carga de los maestros y pase a producción.
  3. Monitoreo y mejora continua.
  4. Finalmente con este comunicado finalizamos la etapa de cierre, difundiendo como nos fue en el proceso.
• Las reuniones se llevaron a cabo de forma presencial y virtual de forma de poder ahorrar esfuerzos, pero asegurar que se entienda bien el proceso en sitio.

Manos a la obra

Ahora vamos a ver el ecosistema que tiene ODDO. Del cual se implemento todo excepto los módulos de CRM, ECOMMERCE y HR que por el momento no eran tan prioritarios.

Descripción del Flujo Básico para Odoo ERP:

1. Inicio: El flujo comienza con la activación de un proceso, como la creación de una nueva venta o compra.
2. Gestión de Ventas:

1. • Nuevo Pedido de Venta: Ingreso de datos del cliente y productos.
   • Verificar Disponibilidad de Inventario: Odoo consulta si el inventario tiene suficientes productos para cumplir con el pedido.
   • Confirmar Pedido: Si los productos están disponibles, se confirma el pedido.
   • Generar Factura: Odoo genera automáticamente una factura.
   • Pagar Factura: Se procede al pago, y se actualiza el estado de la cuenta del cliente.

3. Gestión de Compras:

1. • Nuevo Pedido de Compra: Cuando los inventarios son bajos, se genera un pedido de compra.
   • Proveedor: Odoo busca el proveedor adecuado.
   • Verificar Existencias: Verificar el inventario disponible y comparar precios.
   • Confirmación de Compra: Después de la confirmación del pedido, se crea la orden de compra.
   • Recepción de Productos: Los productos llegan y se actualiza el inventario.

4. Gestión de Inventarios:

1. • Control de Stock: Odoo realiza un seguimiento del inventario en tiempo real.
   • Movimiento de Productos: Incluye la entrada de productos (desde compras) o salida (por ventas).
   • Ajustes de Inventario: Se puede realizar un ajuste si hay discrepancias.

5. Generación de Informes Financieros:

1. • Informe de Ventas: Generación de informes de ventas y análisis de rendimiento.
   • Informe de Compras: Generación de informes de compras y análisis de proveedores.
   • Estado de Resultados: Generación de informes contables.

6. Fin: El ciclo de gestión de ventas, compras, inventarios y finanzas se actualiza de manera continua.

Lecciones Aprendidas

1 Planificación y Gestión del Proyecto

• Éxitos:
  • La planificación detallada y la definición clara de los objetivos del proyecto ayudaron a mantener el enfoque y la dirección.
  • La utilización de metodologías ágiles permitió una mayor flexibilidad y adaptación a los cambios.
• Oportunidades de Mejora:
  • Mejorar la estimación de tiempos y recursos para evitar retrasos.
  • Tener disponibilidad del personal usuario para definir los procesos que se requieran en la etapa de análisis. Se debe tener además de un líder usuario un suplente en caso se requiera.
  • Se deben preparar los maestros y documentaciones a tiempo en la etapa de planificación.
  • Incluir más sesiones de revisión y ajuste del plan de proyecto, asegurar la participación del sponsor en las reuniones de seguimiento.

2 migración de Datos

• Éxitos:
  • La migración de datos se realizó de manera ordenada y sin pérdida significativa de información.
  • La validación de datos antes de la migración ayudó a asegurar la precisión.
• Oportunidades de Mejora:
  • Dedicar más tiempo a la limpieza y preparación de datos antes de la migración.
  • La empresa debe preparar con tiempo sus maestros de información.
  • Implementar pruebas piloto para identificar posibles problemas antes de la migración completa.

3 capacitación de Usuarios

• Éxitos:
  • Los programas de capacitación fueron bien recibidos y ayudaron a los usuarios a familiarizarse con el nuevo sistema.
  • La disponibilidad de recursos de apoyo (manuales, tutoriales) facilitó el aprendizaje continuo. ODDO de caja viene con muchos manuales y video tutoriales tanto como parte de la suite como en internet.
• Oportunidades de Mejora:
  • Ofrecer sesiones de capacitación más personalizadas según los roles y responsabilidades de los usuarios.

1. Resolución de dudas y discusión

• Cualquier duda o comentario por favor escribirnos al correo gtrujillo@olmoscarbon.com que con gusto le estaremos respondiendo.

1. Conclusiones

• El proyecto de implementación del ERP en Derivados Carbón fue un éxito en términos de poder automatizar y digitalizar la mayoría de los procesos, establecer controles de sus procesos, y poder hacer seguimiento de su parte financiera, paperless para proteger el medio ambiente. Sin embargo, se identificaron varias áreas de mejora que pueden ser abordadas en futuros proyectos para asegurar una implementación aún más eficiente y efectiva.